数字化技术服务
业务流程
存量档案管理
企业存量文件的整理、分类、鉴定、立卷、数字化、目录著录、数据挂接等工作，确保实现文档“规范化、标准化、清单化”管理，具体内容包括：
- 建立档案分类体系，明确文件归档范围和保管期限，建立文件整理规范；
- 负责合同约定范围内文件分类、鉴定、整理、归档、纸质档案电子化、数据挂接等工作。
纸质档案整理
主要工作环节包括：档案交接、档案分类鉴定、档案立卷排序、破损修复、页码编写、装盒、填写盒脊盒面信息、著录电子目录等，并确保实体档案及其档案信息的安全保密。各工作环节如下：
a）档案交接
指定专人按照与客户共同制订的计划分批次对需要进行加工的档案进行调档，并与客户指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。
b）档案分类鉴定
按照企业拟定好的相关《档案整理规范》 ，对各类档案进行类别区分，归档范围及保管期限鉴定。
c）组卷排序
结合归档文件的内容、性质和相互之间的内在联系，区别类型，相对集中，进行组合排列。
d）破损修复
按照国家档案局《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱技术，对档案进行抢救和复原。档案修复工作必须尊重原件，不允许在修复中进行人为的增减、补充，不允许对原件的字迹和纸张造成新的损害。对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先进行修复再扫描；对折皱不平影响扫描质量的原件，应先进行压平处理后再进行扫描。
e）页码编写
使用 2B 铅笔或打码器在档案边缘的空白处，以卷（件）为单位进行页码编写，核对案卷/件总页数。
f）装盒、填写盒脊盒面信息
根据案卷厚薄，选择合适的档案盒，档案盒标准需符合国家规范。装盒后填写盒脊盒面信息。
g）著录电子目录
按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)的目录数据著录标准与规范进行著录（案卷级、文件级），建立档案目录数据库，并按照要求进行一录一校人工著录。
条目录入：按照要求进行案卷级条目、文件级条目录入。条目数据著入后将 EXCEL 表通过专用工具转换为符合数据规范要求的格式文件，批量导入文档管理系统。
目录数据在图像外单独存储，数据能导出EXCEL格式进行保存。
档案数字化
档案前处理
在纸质档案进行扫描前，需拆除金属物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）、展平；档案中的精装书籍及胶装文件可进行拆卷处理。拆除档案装订物时使用相应工具，小心细致不得损坏档案。拆卷（件）保障档案不乱，并能够可追溯。拆卷不能损害档案原件，拆卷时不允许裁切档案纸张。
针对会计凭证中的小幅页面（如地铁票、公交车票等浮贴页） ，需逐页粘贴在规定尺寸的纸张上。
档案扫描
按照《纸质档案数字化技术规范》进行扫描。
（1）扫描方式
- 采用平板扫描方式按档案整理时编定的次序逐卷/件逐页扫描。
2）扫描影像的顺序与纸质档案的档号、目录、文件顺序排列一致。
3）大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪，也可以采用小幅面扫描后进行图像拼接处理，A3 幅面的档案不允许使用拼接的方法制作。
（2）扫描质量
1） 扫描影像要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息。
2） 电子图像必须完整，无漏扫、扫重、卷边、压字、透字现象；
3） 电子图像必须端正，图像方向必须符合阅读习惯，图像的倾斜度不得超出 2 度；
4） 电子图像必须准确，图像的排列顺序必须与档案原件的顺序一致；
5）为确保档案原貌，彩色图像的外缘留原背景白边，宽度不少于 3mm。
（3）扫描模式
一律采用彩色模式进行扫描。
(4） 扫描分辨率：
1） 纸质档案扫描影像文件：300DPI；
2） 照片黑白影像文件：400DPI；
3） 照片彩色影像文件：600DPI；
4） 底片影像文件：4000DPI。
（5）扫描存储格式
采用单页 TIFF（或 JPEG）格式存储。存储时的压缩模式的选择，应以保证画面质量无损的前提下，尽量减小存储容量为准则，建议选择 LZW 压缩模式。用于提供网络查询的扫描图像，存储为 PDF 格式。PDF 格式需经 OCR 识别后再形成对应的双层 PDF 文件(一层为电子图像,一层为 OCR 识别的 TXT文件。封装后图像不失真，打开方便并可快速浏览）。为提供利用，照片生成 JPG格式文件存储。
图像优化
- 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，重新进行图像扫描；发现文件漏扫时，及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，及时进行调整；
- 纠偏。对出现偏斜的图像进行纠偏处理，图像偏度不得大于 1 度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
- 去污。去除电子图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。
- 图像拼接。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的完整、正确、无拼接痕迹。
图像数据质量检查
按照档案扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐幅进行检查，发现漏扫的及时补扫，并按原档案次序将图像插入原位；对不符合质量要求的图像，重新扫描后进行替换。
图像数据的质量标准按照扫描环节中对扫描的质量要求执行。
目录校对
采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。将档案进行最终的排序、校验。
对案卷和文件题名不规范、不真切、不完整的需按照有关要求重新拟定标题。
建立符合要求的案卷目录和卷内文件目录。
全文OCR 识别
对原始档案中印刷体的正式文件图像和扫描质检后的 JPEG 影像文件进行全文OCR汉字识别，形成规范的 TXT文本文件，并将 TXT文本与原始图像进行初步校对、排版，保证 TXT 文本没有乱码，与原始图像保持一致。TXT文本保存不删除。
不能通过OCR识别的印刷体文件或手写体的文件，应将其扫描后形成的JPEG格式影像文件制作成 PDF格式文件，以提供利用。
数据挂接
对扫描完成后制作成 PDF格式的文件，需与目录数据进行一一对应后挂接到《档案管理系统》中。其中，扫描文件以卷（件）为单位进行存储，案卷目录要对应到文件所在的文件夹，卷内文件目录则对应到相应页数的 PDF 格式文件。
档案装订
档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：
- 保持档案原貌对扫描后的档案进行装订。
- 以卷为单位的档案须采用专业装订线进行装订；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。
- 档案装订应按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订），尽可能按照原来的装订孔位进行装订，尽量不要打新孔装订，力求保护原件。
档案归还
（1）归还自检
在目录数据验收合格后，对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。
（2）审核验收
档案入库前应接受公司对归还的档案进行的验收，合格率达到 99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，并填写验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。
（3）归还实体时应配合公司指定的专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。
数据验收
对已完成数字化转换的所有数据进行信息完整性、数据准确性、图像挂接准确性的检查，经自检检验合格后，递交公司审核、验收、移交。
(1） 验收方式
- 以抽检方式进行数据验收，抽检比率在 10%-20%之间，要求档号、数据挂接准确率达到 100%,其他项目合格率达到 95%以上（含 95%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在 95%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。
- 验收内容依据相关业务标准与规范，结合实际，进行档案数字化扫描、著录、校对和修改内容的验收。
- 验收“通过”的结论，必须经项目负责人审查、签字，并提交审核确认后方有效。
- 移交电子档案扫描数据必须验收合格后进行。移交数据除提供原始扫描JPG格式数据外，同时提供一份相对应的转换成文件级的PDF格式数据。
（2）验收标准
1）目录数据要求：档号等的合格率要求达到 100％,其他项目抽查合格率要求达到95％以上(含 95％)。合格率＝抽查合格文件数/抽查文件总数×100％。
2）图像数据要求：图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率要 100％；扫描图像完整性要求100％正确，完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标，要求抽查合格率达到 95％（含 95％）。合格率＝抽查合格文件数/抽查文件总数×100％。
3）档案实体归还要求：档案原始材料 100%不缺失。顺序错误、卷内文件颠倒等情况，必须重新进行处理。
上述各项不能达到验收标准的数据，或有其他质量问题时， 抽检验收即为“不合格”。
数据备份
（1）备份范围
经验收合格的完整目录数据应及时进行备份。
（2）备份方式
为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用多载体多套备份，加工后的目录一式两份，存储在移动硬盘进行移交。
（3）数据检验
备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
（4）备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。